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《紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范》主要內(nèi)容

發(fā)布時間:2022-09-09 閱讀量:121

檔案裝訂

檔案裝訂,就是將分散的檔案紙張整理后以訂線粘合等方式訂聯(lián)成卷冊等形式的操作。



一、裝訂原則

《紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范》確定了裝訂的4項原則,為裝訂方式選擇和開展裝訂工作提供了指導依據(jù)。

1、穩(wěn)定性原則

應對歸檔文件進行仔細檢查和評估,制定適宜的裝訂方案。裝訂方案應考慮文件保管期限、文件紙張質(zhì)量、文件厚度、縱橫向、訂口空白尺寸、原裝訂方式等因素。裝訂方案確定后,應保持相對穩(wěn)定。

2、最小影響原則

裝訂應盡量減少對歸檔文件本身的影響。應避免多次裝訂,對原裝訂方式符合文件保管期限等相關(guān)要求的,應保持不變。

3、一致性原則

裝訂有利于歸檔文件的保護和管理,相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致,不同期限的歸檔文件裝訂方式應相對統(tǒng)一。

4、安全簡便原則

裝訂應牢固安全、簡便實用、整潔美觀。裝訂材料不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。


裝訂方式

結(jié)合保管期限劃分、檔案移交、檔案數(shù)字化等工作實際和檔案進館要求,《規(guī)范》將裝訂需求分成5類,類型A:永久保管;類型B:定期30年保管,需要移交檔案館;類型C:定期30年保管,不需要移交檔案館;類型D:定期10年保管;類型E:需永久或定期保管,但尚未完成整理和數(shù)字化的歸檔文件,需要臨時固定。

裝訂方式分為線裝法(T1直角裝訂、T2縫紉機軋邊裝訂、T3三孔一線裝訂)、變形材料裝訂法(T4不銹鋼訂書釘裝訂、T5不銹鋼夾裝訂)、粘接法(T6漿糊裝訂)、封套法(T7封套裝訂)4個類型、7種方式。

在裝訂方式選擇上,《規(guī)范》分為“宜、可、不可、不得”4檔,規(guī)定了不同裝訂需求下對應的裝訂方式?!耙恕笔恰兑?guī)范》建議、推薦的方式,“可”是該類型可以使用的方式,“不可”是在該類型中不建議采用的方式,“不得”是在任何類型中都不能采用的方式。從有利于長期保存、裝訂牢固度、空間占用、管理成本、操作難易程度、適合范圍等方面綜合考慮。

裝訂材料

用于裝訂的材料,無論是其自身還是通過與其他材料及環(huán)境之間的接觸反應,均不能包含或產(chǎn)生任何可能損害歸檔文件的物質(zhì)。具體要求如下:

1、棉紗線

線裝法中均應采用棉紗線,棉紗線規(guī)格、質(zhì)量、檢測均應按照《棉本色紗線》(G B/T 398)的規(guī)定執(zhí)行。棉紗線的粗細應與《紡織品紗線的標示》(GB/T 8693)所描述的 R72 t exf 4 規(guī)格的棉紗線相當。線的斷裂強度應不低于15N,檢測應按《紡織品 卷裝紗 單根紗線斷裂強力和斷裂伸長率的測定》(GB/T 3916)的規(guī)定執(zhí)行。

2、不銹鋼訂書釘

不銹鋼訂書釘產(chǎn)品質(zhì)量要求、試驗方法、檢測規(guī)則均應按照《訂書釘》(QB/T 1151)執(zhí)行。不銹鋼訂書釘材質(zhì)應選用S30408不銹鋼,沿海地區(qū)應選用耐腐蝕性能更優(yōu)的不銹鋼。不銹鋼規(guī)格、質(zhì)量、檢測均應按照《不銹鋼和耐熱鋼牌號及化學成分》(GB/T 20878)執(zhí)行。

3、不銹鋼夾

鑒于不銹鋼夾僅適用于需要臨時固定的歸檔文件,所以只要選擇符合行業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量要求的不銹鋼夾即可。

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